HOGYAN VÁLHAT A PRE- ÉS ONBOARDING CÉGED TITKOS FEGYVERÉVÉ?
- Nem terhelem le az ajánlatot elfogató új munkavállalómat azzal, ha már az első munkanapja előtt elárasztom temérdek sok új infóval?
→ Amennyiben megfelelő ütemezésben és mennyiségben kapja az információkat, inkább támogatásnak fogja értékelni az új munkavállaló. A cél a preboarding alatt a bizonytalanság elűzése, a bizalom kiépítése, és hogy tudja, hogy számítanak rá. Találkoztam olyan céggel, aki már ebben az időszakban feladattal látja el az új munkavállalót, amit én nem támogatok, hiszen a cél a minél több információ átadása cégünkről, hogy a munkakezdés minél biztonságosabb környezetben valósulhasson meg.
- Nálunk általában nagyon rövid a preboarding szakasz. Hogyan tudom ezt a leghatékonyabban csinálni?
→ Nézzük meg mennyi a rendelkezésünkre álló idő, melyek azok az elemek, amelyek a legfontosabbak a beillesztés szempontjából, és a cégünk megismerése szempontjából a legfontosabb. Nagy segítség a számunkra, amennyiben folyamataink automatizáltak. Sok időt tudunk digitalizált folyamatainkkal megtakarítani.
Prioritások az alapokra:
Az idő rövidsége miatt összpontosíts az alapvető és legfontosabb információkra. Az új munkatársaknak tudniuk kell a cég misszióját, értékeit, alapvető folyamatait és az elvárásokat, amelyekre a munkavégzésük során figyelniük kell.
Kompakt tréningek és anyagok:
Rövidítsd le a preboarding tréningeket és anyagokat a lényegre. Legyenek rövid, tömör és könnyen emészthetőek. Használj vizuális segítségeket és könnyen érthető, egyszerű nyelvezetet.
Interaktív elemek:
Alkalmazz interaktív elemeket, mint például rövid videók, online kvízek, vagy rövid beszélgetések tapasztalt munkatársakkal. Az interaktivitás segíti az információk megértését és az emlékezetességet.
Előzetes felkészítés és anyagok:
Küldj előzetesen információs anyagokat az új munkatársaknak, hogy már a preboarding időszak előtt megismerkedhessenek a vállalat alapvető adataival. Így a preboarding időszakban csak a legfontosabbakat kell átismételni.
Fontos, hogy a preboarding folyamatot folyamatosan értékeljétek és optimalizáljátok az új munkatársak visszajelzései és a fejlődési lehetőségek alapján. A hatékony preboarding folyamat segít abban, hogy az új munkatársak hamarabb hatékonyan működjenek a vállalatban, és segíti az alkalmazkodásukat a céges környezethez.
- Nagyon sok az új munkavállaló a cégnél, és előfordul, hogy nincs elég idő az új munkatársra, mert a vezetők is nagyon leterheltek. Mit tanácsolsz ebben az esetben?
→TERVEZÉS! Sok terhet vehetünk le munkatársaink válláról, ha az onboarding folyamatunk elemeit delegáljuk munkatársainknak. Nem szükséges mindent a HRnek vagy a vezetőknek elvégeznie, feladatokat érdemes az alapján felosztani, hogy ki mit csinál a legszívesebben, mert így kisebb tehernek fogják megélni.
Üdvözlő csapat:
Hozz létre egy kis csoportot vagy csapatot a már meglévő munkatársakból, akik felelősek az új kollégák fogadásáért és segítéséért. Ezt a csapatot bízd meg az új munkatársak bevezetésével és az őket támogató első lépések megvalósításával.
Útmutató anyagok:
Készíts olyan útmutatókat, amelyekben részletesen leírod a cég alapvető folyamatait, értékeit, elvárásait, kultúráját és egyéb fontos információkat. Ez segíthet az új munkatársaknak a gyorsabb beilleszkedésben.
Preboarding online platform:
Hozz létre egy online preboarding platformot, ahol az új munkatársak elérhetik az alapvető információkat, videókat, bemutatókat, valamint interaktív anyagokat, hogy felkészüljenek a munkára és a céges környezetre.
Rövidített bevezetési tréningek:
Szervezz rövid, koncentrált bevezetési tréningeket, amelyekben a legfontosabb információkat és gyakorlati tudnivalókat adod át az új munkatársaknak. A cél, hogy a lényegre koncentrálj és időt spórolj.
On-the-job coaching és mentorálás:
A munkatársak számára biztosíts lehetőséget, hogy a munkavégzés közben is tanuljanak, és rendelj ki tapasztalt munkatársakat mentoroknak, akik segíthetik az új munkavállalókat a feladatok elsajátításában.
Digitális kommunikációs eszközök:
Használj digitális eszközöket, mint például az online konferenciahívások, videochatek vagy belső kommunikációs platformok, hogy az új munkatársak távolról is képesek legyenek kapcsolatot tartani és kérdéseiket feltenni.
Csoportok és munkacsoportok:
Hozz létre munkacsoportokat vagy team-eket, ahol az új munkatársak együttműködhetnek és segíthetik egymást a munkavégzésben, és így azok könnyebben illeszkednek be a cég kultúrájába.
Feedback és folyamatos fejlesztés:
Kérj visszajelzést az új munkatársaktól a bevezetési folyamatról, és alakítsd ezek alapján a preboarding rendszerét folyamatosan, hogy még hatékonyabb és eredményesebb legyen.
Fontos, hogy a fent említett tippek és stratégiák alkalmazása során az új munkatársak támogatása és bevonása a központi szempont legyen. A folyamatok és információk egyszerűsítése, valamint az empátia és segítőkészség kifejezése az új munkavállalók iránt segíthet abban, hogy könnyebben és hatékonyabban beilleszkedjenek a cégbe.
- A „céges szótár” nagyon megtetszett, mint preboarding elem. Hogyan kezdjünk hozzá? Tudsz erre ötletet adni?
→Az előre elkészített “céges szótár” kiváló eszköz lehet az új munkatársak preboarding folyamatában, hogy megismerjék és megértsék a vállalat specifikus kifejezéseit, mozaikszavait és fogalmait. Íme néhány ötlet, hogyan lehet hozzákezdeni és készíteni egy hatékony céges szótárat:
- Azonosítsd a kulcsfontosságú kifejezéseket és fogalmakat:
Menj végig a cégen belüli gyakran használt, specifikus kifejezéseken, mozaikszavakon és fogalmakon. Ezek lehetnek jogi terminusok, projektek nevei, belső rendszerek, folyamatok vagy akár szakzsargon.
- Rendezd csoportokba a fogalmakat:
Rendezd csoportokba a kulcsfontosságú kifejezéseket és fogalmakat az azokhoz kapcsolódó területek szerint. Például: Jog, Projektmenedzsment, IT rendszerek, Üzleti folyamatok stb.
- Készíts definíciókat és magyarázatokat:
Minden kifejezéshez és fogalomhoz készíts egyszerű, érthető definíciót vagy magyarázatot. Ne feltételezd, hogy az új munkatársak már ismerik ezeket.
- Vizuális segítség:
Adj hozzá képeket, ábrákat vagy grafikákat, amelyek segítik a fogalmak vizuális megértését és hozzájárulnak a könnyebb megjegyzéshez.
- Használj példákat:
Kísérd a definíciókat példákkal vagy rövid mondatokkal, hogy a fogalmak konkrét helyzetekben való alkalmazását is megértsék az új munkatársak.
- Tartsd naprakészen:
A céges szótárt időről időre frissítsd, hogy az új kifejezések és fogalmak is bekerüljenek, és mindig aktuális legyen.
- Hozzáférés biztosítása:
A céges szótárt tegyétek elérhetővé az új munkatársak számára. Lehet ez egy belső intranet, egy digitális dokumentum vagy akár egy nyomtatott kiadvány.
Az új munkatársak számára a céges szótár segíti az integrálódást és az eredményesebb munkavégzést, mivel megismerik és megértik a vállalati környezetet és a kommunikációt.
- Mi alapján válasszunk buddy-t az új munkatárs mellé?
→Fontos, hogy önkéntes alapon jelöljük ki a buddy-t az új munkatárs mellé. Ne felejtsünk el visszajelzést adni a buddy-nak munkájáról, és ismerjük el a fáradozásait.
A buddy kiválasztásának alapelvei a következők lehetnek:
Tapasztalat és jártasság: Válassz olyan munkatársat, aki rendelkezik tapasztalattal és jártassággal a cégben, és ismeri a környezetet.
Empátia és jó kommunikációs készség: Fontos, hogy a kijelölt buddy képes legyen megértő és empatikus lenni az új munkatárs iránt, valamint hatékonyan tudjon kommunikálni.
Motiváció és elkötelezettség: Olyan munkatársat válassz, aki motivált és elkötelezett abban, hogy segítse az új kollégát, és elérje a közös célt.
Azonos munkakör vagy területen való jártasság: Az ideális buddy lehet olyan személy, aki hasonló munkakört lát el vagy azonos területen dolgozik, mint az új munkatárs. Ez segíthet az új kolléga számára releváns és hasznos információk átadásában.
Kommunikációs stílus és személyiség egyezőség: Próbálj olyan buddy-t találni, akinek a kommunikációs stílusa és személyisége összhangban van az új munkatárséval, hogy a kapcsolat könnyen kialakuljon.
Hozzáállás és türelem: A buddy olyan személy legyen, aki türelmes és pozitív hozzáállással rendelkezik az új munkatárs támogatása és mentorálása során.
Fontos, hogy az új munkatárs és a buddy közötti kapcsolatot megfelelően kezeljék, és hogy mindketten nyitottak legyenek az együttműködésre és a kölcsönös tanulásra.