Ki ritkábban, ki gyakrabban, de bizonyos időközönként mind vagyunk álláskeresők. Igen, még mi toborzók is olykor átülünk a „másik székbe”. Érdekes élmény lehet, nem? Amikor magabiztosan azt hisszük ismerünk minden várható kérdést, aztán egész hamar mégis olyan kérdések hangzanak el, amelyek mégis tudnak meglepetést okozni!
De mi a helyzet a saját jelöltjeinkkel, akik abban bíznak, hogy csatlakozhatnak a vállaltunkhoz? Először is, ezt a tényt már önmagában értékelnünk kell, és bóknak vennünk, hiszen valamivel felkeltettük az érdeklődését, hiszen már egy alapvető bizalmat szavazott nekünk. Másodrészről pedig a mi felelősségünk, hogy a toborzás-kiválasztási folyamat egy elkötelező élmény legyen számára. Könnyű ezt mondani, ugye?
Kétségkívül hangzatos kifejezés a jelöltélmény, de pontosan milyen előnyünk származhat belőle? A pozitív jelöltélmény emberközpontúvá teszi a toborzás-kiválasztási folyamatot, és az első pillanattól elköteleződést ébreszt. Egyidejűleg erősíti a munkáltatói márkát, és hatására javulhat a cég tovább ajánlási aránya.
Gondoljunk abba bele, hogy a jelölt út már sokkal hamarabb elkezdődik annál, minthogy már tényleges interakció lenne a jelölt és a toborzó között. Vegyük sorra, milyen lépéseket tesz meg a jelölt még a velünk való találkozás előtt:
- A jelölt rátalál az álláshirdetésünkre
Írjunk célzott, közvetlen és személyes álláshirdetést! Tudjuk pontosan, hogy kinek szól a hirdetés, és mit szükséges az ő eléréséhez közvetítenünk a cégünkről. Legyen egyedi és megszólító a szövegezés! Keltsen vágyat a jelentkezésre! Ébredjen fel az olvasóban az az érzés, hogy „ezt a pozíciót nekem találták ki, én ezt akarom csinálni!” Bátran használjunk olyan elemeket, amelyek átadják a csapat dinamizmusát, feladatköreit és a környezetet, amelyben a mindennapjaik telnek. Összességében természetesen az is fontos, hogy ez a hirdetés mely csatornákon jelenik meg, hol történik a hirdetés, de a szövegezés is épp ennyire fontos tényező.
- Vélhetően lecsekkol minket a Google segítségével, szétnéz a weboldalunkon, esetleg a karrieroldalunkra is ellátogat további álláslehetőségek iránt
Fordítsunk energiát és erőforrást a weboldalunk fejlesztésére! Legyen modern, megragadó, és könnyen kezelhető! Különüljön el rész a cég tevékenységének bemutatására! Ugyanez igaz a nyitott álláslehetőségek felületére is! Higgyétek el, a jelölt emlékezni fog erre! Már itt erősíteni tudjuk benne azt az érzést, hogy ő büszke lesz arra, hogy a vállalatunknál dolgozhat!
- Kiválasztja a neki szimpatikus pozíció(ka)t, beküldi számunkra önéletrajzát, esetleg csatol hozzá pár sor bemutatkozást, vagy egy motivációs levelet
Ha már ideáig eljut a jelölt, akkor már büszkék lehetünk magunkra, hiszen az első két lépésben meggyőztük arról, hogy tegye meg! Elindítottuk őt az elköteleződésben a vállaltunk iránt!
- Bekerül a jelöltkezelő rendszerünkbe, amiről kap egy visszaigazoló automatikus emailt
Apró lépésnek tűnhet, de nem kihagyható! Megnyugvást okozunk számára azzal, hogy biztosítjuk arról, hogy jelentkezését megkaptuk, tudomására adjuk, hogy ő sikeresen megtette az elő lépést annak érdekében, hogy csatlakozhasson hozzánk.
- Ezután nem tehet mást, mint türelemmel várakozik
Tegyük fel magunknak a kérdést, hány napig váratunk egy jelöltet? Na nem a lelkiismeretre szeretnék ezzel hatni, de azért gondoljunk bele egy pillanatra! Lehet még napokig nem is dolgozzuk fel a jelentkezését, de ő közben mit él át? Az első pár napban nagyon erősen ott van a gondolataiban, valóságosan lesi a telefonját és a levelezését, várja a kapcsolatlétesítést. Ez a vágy és hit napról napra csökkeni fog, mint ahogyan a lelkesedése is. Nem említve azt a tényezőt, hogy valószínűleg nem csak hozzánk adta be a pályázatát, így valóban kockáztatnánk, hogy valaki lecsapja a kezünkről a tökéletes jelöltet?
Innentől lépünk be mi, mint toborzók, így hát fordítsuk meg a nézőpontot!
- Megtörténik az önéletrajzok előszűrése, majd az ehhez kapcsolódó telefonos előszűrések készítése
Bármennyire is idő szűkében vagyunk, mindig törekedjünk arra, hogy az önéletrajzok és bemutatkozások elolvasására mindig minőségi időt szánjunk! Tekintsük át, olvassuk át, ha kell, újra és újra. És közben kezdjünk el gondolkozni, melyik készségek, tapasztalatok keltik fel az érdeklődésünket, amelyekről úgy véljük alkalmassá tehetik őt a pozíció betöltésére! Döntsünk felelősen és átgondoltan! Ez kiemelten fontos már az előszűrések alkalmával is. Hiszen itt döntjük el, hogy kinek szavazunk előzetesen bizalmat.
A telefonos előszűrések célja a pozitív benyomás! Az alkalmazott kommunikáció legyen hatékony. A feltett kérdések tisztán érthetőek és strukturáltak, kövessenek logikát! Alkalmazzunk professzionális hangnemet, legyünk empatikusak, figyelmesek, értékeljük a kedvességet és az őszinteséget, semmiképpen ne fogalmazzunk meg kritikát! Ideális esetben már a telefonos előszűrésnek is egy kötetlen beszélgetésnek kellene lennie, és nem egy faggatásnak. Ügyeljünk arra, hogy pozitív és kellemes élményként záruljon a rövid ismerkedés!
- Amennyiben kölcsönösségre utal a telefonos előszűrés, és a pozícióhoz rendelt szakmai vezető is egyetért ebben, megkezdődik az interjúztatás folyamata
Arról megoszlanak vélemények, hogy hány kört érdemes tartani egy toborzás-kiválasztási folyamatban. Érdemes ezt minden pozíció esetében külön mérlegelni. Illetve azt is, hogy melyik körbe mely kollégánkat szükséges bevonnunk. Mindig gondolkodjunk előre és szervezzünk eszerint!
- Készítsük fel a jelöltet!
Interjú időpont egyeztetésekor adjunk pontos tájékoztatást az interjú menetéről! Illetve arról is, hogy kik veszünk részt majd a beszélgetésen, és mely pozíciókból! Vázoljuk fel az interjú alapstruktúráját számára! Adjunk annak alapot, hogy felkészülten érkezhessen!
- Készítsük fel a menedzsert!
Éppen ennyire fontos felkészíteni a pozícióhoz rendelt menedzsert is! Adjunk számára pontos előzetes profilt a jelöltről! Ugyanakkor tisztázzuk vele is az interjú menetét, hogy ismerje a logikáját, és eszerint készüljön kérdéseivel!
- Készüljünk fel mi is!
Mindig nézzük át ismételten a jelölt önéletrajzát, a telefonos előszűrés során készült feljegyzéseinket, valamint olvassuk el a pozíció leírását is! Szükséges előre látni, hogy milyen kulcskészségeket igényel az adott munkakör, és milyen kérdéseket kell feltenni ahhoz, hogy ezeket a kompetenciákat fel tudjuk térképezni!
- … amit a döntés meghozásnak és visszajelzések megtételének kell követnie!
Bár nem titok, hogy általában sablonokat és automatikus leveleket használunk a legtöbben a jelöltek státuszának követéséhez és annak kommunikáláshoz, azonban belegondoltatok már ezek fontosságába? Tényleg szeretnénk, hogy teljesen egyértelmű legyen az olvasó számára, hogy ezt a levelet bizony vele együtt még jópáran épp ugyanazokban a percekben kapták kézhez? Használjuk itt is a kreativitásunkat! Szövegezzünk empatikusan és bizalmasan! Érjük el azt az érzést, hogy ugyan most nem sikerült a pályázata, azonban legközelebb is szavazzon számunkra bizalmat!
Épp ennyire fontos a visszajelzések időbelisége is! Mind az elutasítások, mind a pozitív visszajelzések esetén! A visszajelzés történhet szóban, telefonon, vagy a jelölkezelő segítségével automatizáltan. A lényeg, hogy megtörténjen a lehetőségeinkhez képest a legjobb formában! Tiszteljük meg jelöltjeinket és fejezzük ki hálánkat, hogy időt szakítottak ránk, aktívan érdeklődtek irántunk, valamint tényleg kihozták magukból a maximumot egy-egy interjú alkalmával!
Természetesen az általunk kiválasztott jelölt esetében is értékeljük mindezt, így értesítsük őt is a tőlünk telhető leghamarabb! Adjunk számára pontos tájékoztatást az ezt követő lépésekről, amik ahhoz szükségesek, hogy rövidesen kollégáik között köszönthessük!
- A sikeres ajánlatadást követően meg kell kezdeni az előzetes beillesztést!
Ha belegondolunk egy általános 30 napos felmondási idő bizony hosszú idő, amit kár lenne elvesztegetni. Küldjünk az új kolléga számára bizonyos időközönként leveleket, amelyekben ismertetjük bővebben a céget, valamint annak az osztálynak a munkáját és a csapat tagjait, ahova kerülni fog! Kérjük meg őt is, hogy készítsen magáról egy rövid bemutatkozást, amit ki tudunk küldeni róla viszont, ezzel is segítve a beilleszkedését! Szervezzünk számára személyes találkozókat, hívjuk meg egy körbevezetéssel egybe kötött közös ebédre!
Az első napját megelőzően gyűjtsük össze az összes szükséges információt! Írjuk le számára a pontos programot, hogy mikor kivel szükséges találkoznia az első napján! A betanulási programjának keretét is bátran osszuk meg vele heti/havi lebontásban! Segítsük abban, hogy pontosan tudja mikor mi következik, mire számíthat, így akár előzetes kérdéseit is át tudja gondolni!
A tényleges első napján, illetve napjain semmiképpen ne engedjük el a kezét! Jelöljünk ki számára egy mentort! Készítsünk számára össze egy üdvözlő ajándékcsomagot, ezzel is erősítve a „közénk tartozol” érzetét! Teremtsünk bizalmi környezetet, biztosítjuk arról, hogy mindig számíthat a támogatásunkra!
Ha ezeket az állomásokat mind komolyan vesszük, akkor őszintén, és lelkiismeretesen állíthatjuk, hogy mi mindent megtettünk annak érdekében, hogy a toborzás-kiválasztási folyamatunk nem csak hogy sikeres legyen, hanem szintúgy egy folyamat annak érdekében is, hogy az új munkavállalónk hosszú távon velünk maradjon!